Сведения для электронных трудовых книжек работодатели передают ежемесячно до 15-го числа

В связи с переходом с января 2020 года на электронные трудовые книжки работодатели должны ежемесячно направлять в Пенсионный фонд РФ (ПФР) новый отчет, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД.

Работодатели должны направить в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Данные передаются ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, и включают в себя информацию о таких кадровых событиях, как прием на работу, перевод работника на другую должность или увольнение. Отчетность также подается, если работодатель меняет свое название или работник пишет заявление о выборе формы трудовой книжки.

Передача сведений происходит в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда. Представить информацию можно через кабинет страхователя, специализированного оператора связи или клиентскую службу ПФР. Работодатели с численностью работников свыше 25 человек сдают отчетность в электронной форме.

Если численность сотрудников у работодателей составляет менее 25 лиц, то отчетность можно представить на бумажном носителе. В этом случае документ должен быть заверен подписью руководителя или доверенного лица и при наличии - печатью организации. Соответственно, если численность работающих превышает 25 человек, то отчетность предоставляется в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращаем внимание тех, кто сдает форму СЗВ-ТД на бумажном носителе, что, в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, прием отчетов ведется в бесконтактном режиме. Отчет можно отправить по почте, либо оставить в специальных боксах для корреспонденции, установленных в территориальных органах ПФР. В документах необходимо указать контактную информацию (ФИО, телефон, адрес). Отчётность, помещённая в бокс или отправленная по почте, считается принятой в обработку.

Сведения для цифровых трудовых книжек направляются всеми компаниями и предпринимателями с наемными работниками. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в Пенсионный фонд.

Самозанятые граждане не представляют отчетность о своей трудовой деятельности.

Отчет необходимо предоставить на всех тех работников, в отношении которых были осуществлены какие-либо кадровые мероприятия. Например, прием на работу, перевод с одной должности на другую, увольнение, а также, если работник написал заявление о ведении работодателем трудовой книжки (в электронном или бумажном виде). Форма отчета СЗВ-ТД заполняется и предоставляется страхователем на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ, будь то сотрудники, работающие по совместительству или на дистанционной работе. Данные для отчета заполняются на основании приказов (распоряжений) и других документов кадрового учета.

Напомним также, что до 30 июня 2020 года включительно всем работодателям также необходимо под роспись проинформировать работников о праве выбора формы трудовой книжки и принять до конца года соответствующее заявление о ее сохранении или переходе на электронную версию.